Chef d’œuvre... « De la conception d’un projet événementiel à la réalisation de la manifestation ».

La classe de terminale Bac pro Métiers de l’hôtellerie et de la restauration a œuvré depuis 2 ans encadré de leurs professeurs Franck Leclerc et David Betourne sur leur projet : La réalisation d’une manifestation autour d’une soirée à thème du Cabaret " Les Années Folles".

Les élèves ont travaillé comme une mini entreprise sur la recherche d’un lieu, la conception d’un menu, d’un budget, la démarche commerciale et marketing...et en partenariat avec la section DTMS (Technicien des Métiers du Spectacle) du lycée Boismard pour la décoration totale de la salle avec un résultat exceptionnel.

Ils vous avaient promis une soirée exceptionnelle et magique... ils ont tenu leurs engagements.

Iconographie de la soirée : https://www.facebook.com/media/set?vanity=clement.ader.73&set=a.3479918168911065

Les objectifs de la manifestation
 Choisir le type d’événement à organiser
 Identifier les enjeux et les retours attendus
 Mise en place d’un tableau de bord précisant les objectifs comme définir les cibles, évaluer le budget…
 Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
La phase de préparation de l’événement
 Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi du budget
 Définir la liste des intervenants et choisir le lieu adéquat
 Rédiger un cahier des charges
 Présenter le projet à sa hiérarchie (direction du lycée) pour validation
 Gérer les différents contributeurs internes et externes à l’organisation de l’événement
 La réalisation d’un menu pour 220 personnes

La communication sur l’événement et autour de celui-ci
 Réaliser et envoyer les invitations et choisir le support adéquat
 Gérer les réponses et mettre en place un plan de relance
 Choisir les bons supports et autres documents à remettre aux participants
 Penser à la signalétique, l’agencement, l’accueil, la coordination des livraisons...
 Pilotage du budget et du rétroplanning

Le jour de l’événement :
 Appliquer les méthodes du management du projet pour assurer la réussite de l’événement
 Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
 Capitaliser en interne et à l’extérieur autour de cette manifestation professionnelle
 Gérer les demandes du moment et assurer les relations publiques
 Tenir son rôle d’interface entre le lycée et les partenaires
 Superviser la clôture de l’événement

Le bilan de l’événement :
 Mettre à jour le tableau de bord établi lors de la définition des objectifs
 Analyser le retour des participants via le questionnaire d’évaluation
 Mettre à jour sa base de données et établir un plan d’action post-événement
 Valoriser l’événement en interne

La finalité de de projet est aussi de subsister des vocations dans leur poursuite d’étude dans le supérieur et sur une mention complémentaire d’organisateur de réception, etc.
Nous remercions tous nos partenaires :
La mairie de Bernay pour le prêt de la salle, La formation des métiers du spectacle option machiniste constructeur de spectacle du lycée Boismard pour la décoration et la sonorisation, les musiciens « Les SoulMen », les danseurs du cabaret des enfants terribles, la direction du lycée pour leur confiance, les enseignants des différents horizons pour leur aide, Collègues AESH, le photographe M.Copitet qui a immortalisé cette soirée, notre économe, l’ensemble des élèves, nos collègues agents du lycée, David Bascle notre metteur en scène et chorégraphe du spectacle.
Encore un grand merci à tous, nous en avons peut être oubliés...
« Les meilleures choses qui arrivent dans le monde de l’entreprise ne sont pas le résultat du travail d’un seul homme. C’est le travail de toute une équipe. » Steve Jobs (entrepreneur)

Franck Leclerc
Professeur en hôtellerie-restauration :
Techniques culinaires

David Bétourné
Professeur en commercialisation et service en restauration

Et les élèves de la section hôtellerie-restauration